Arkivfond, opret indhold

Arkivalierne i en arkivfond opdeles i typer for at gøre indholdet så overskueligt som muligt. Inden man registrerer arkivalierne, er man derfor nødt til at gennemgå alle arkivalierne og afgøre, hvilken type, de hører til. Se oversigt over typerne her: Arkivfondsregistrering

Hvert arkivalie registreres under overskriften for den arkivalietype, den tilhører. Se eksempel herunder:

A-fond indhold

Start med at oprette overskriften for den første gruppe (opret kun grupper, der er arkivalier til)

  • Klik på Ny overskrift.

Løbenummer: Tæl, hvor mange registreringer, der skal med i gruppen. Er der tre, vil de få løbenumrene 1, 2 og 3. Det skrives i feltet som 1-3

År: Angiv yderårene for arkivalierne i gruppen. Dvs. årstal for yngste og ældste arkivalie.

Serie: Vælg den ønskede arkivalietype ved at klikke på pilen til højre i feltet

Alternativ placering: Udfyldes kun, hvis arkivalierne fysisk er placeret uden for arkivfonden

  • Afslut ved at klikke på Gem indhold.

 

A-fond indhold overskrift

 

Det var overskriften. Nu skal indholdet lægges ind under overskriften.

  • Hold musen over overskriften. Klik på menuboksen med streger i højre side af feltet.
  • Vælg Indsæt ny

A-fond opret indhold

 

Løbenummer: Udfyldes automatisk. Man kan selv rette tallet, hvis man får behov for det.

Årstal: Kan både være et enkelt årstal eller en periode (fx 1927-1956). Er det ikke muligt at sige, hvornår arkivaliet er fra, skrives u.år  (= uden år).

Indhold: Skriv en kort betegnelse for arkivaliet.

Klausul: På stamkortet angives klausul for den samlede arkivfond. Her under indhold kan arkivalier klausuleres enkeltvis, hvis de har en særlig klausul. Hvis man skriver i feltet, markeres indholdet med rødt, så man tydeligt advares om, at indholdet er klausuleret. Man skal derfor IKKE skrive “Ingen klausul”, eller “Almindelige regler” i feltet, da Arkibas5 vil opfatte det som en klausul.

Publicering: Skal kun udfyldes, hvis netop dette ene arkivalie ikke må publiceres. Læs mere om publicering her.

Alternativ placering: Udfyldes, hvis dette arkivalie er placeret uden for arkivfonden, fx på storformathylden.

Mængde: Angiv omfanget af arkivaliet. Vælg mellem bind (gælder alle former for bøger og hæfter), æsker, læg (forstås som omslag eller chartek) og styk, og skriv antallet i det rette felt. Er det fx 1 styk skrives tallet 1 i feltet Styk.

Upload fil: Se nærmere i dette link

 

  • Afslut ved at klikke på Gem indhold.

 

Fortsæt med at oprette indhold. Hvis der er flere arkivalier i samme gruppe, så peg igen med musen på overskriften og vælg Indsæt ny.

Når alle arkivalier i en gruppe er registreret, oprettes overskriften for den næste gruppe, og arkivalierne i gruppen indsættes på samme måde som før under overskriften ved at pege på boksen og vælge Indsæt ny.

 

Niveauer:

Indholdet kan placeres i tre niveauer. Overskriften er obligatorisk, og den er altid niveau 1. Niveauerne vises ved indrykning, så niveau 1 står længst til venstre, niveau 2 lidt længere til højre end 1, og niveau 3 endnu lidt længere til højre.

Når man opretter indhold under en overskrift, er det automatisk niveau 2. Men der findes også et niveau tre, som kan bruges, når man vil opdele indholdet under en overskrift i undergrupper.

Se følgende eksempel. Her er regnskabsmaterialet fra en brugsforening af så stort omfang, at det har givet mening at opdele i en række undergrupper: Dividende, Hovedbøger, Kassejournaler, Kasserapporter osv.

Niveau eks

Undergrupperne er oprettet via overskriften (Regnskabsmateriale), og er derfor niveau 2. De skrives på samme måde som overskrifterne, dvs. løbenummer omfatter alle de løbenumre, der hører til undergruppen, fx 7-12. Der angives ikke, hvor meget arkivalierne fylder, – det skrives først, når arkivalierne registreres enkeltvis.

Når de enkelte arkivalier skal registreres, holder man musen over niveau 2-overskriften, peger på menuboksen og vælger Indsæt ny. Arkivaliet oprettes nu som niveau 3. Husk at angive, hvor meget arkivaliet fylder.

 

Skift niveau:

Hvis man vil ændre niveauet, enten fordi man vil indsætte undergrupper, eller fordi man ved en fejl har fået oprettet nogle af arkivalierne på et forkert niveau (det kan let ske, hvis man ikke er omhyggelig med hvilken linje man peger på med musen), så gøres det sådan:

  • Åbn den linje, der skal ændres, ved at klikke på den.
  • Klik på feltet ”Skift niveau”

Skift niveau vaelg

  • Skriv tallet på det niveau, linjen skal have (man kan ikke se, hvilket niveau den allerede har). NB: Man kan ikke skifte til niveau 1, kun til 2 eller 3.
  • Gem ved at klikke OK, og derefter Gem indhold.

 

Skift niveau

 

Linjen vil nu være flyttet mod højre eller venstre, alt efter om niveauet er skiftet ned eller op.

 

Fold ind/fold ud:

Når der er mange arkivalier under en overskrift, kan man vælge at folde gruppen sammen, så kun overskriften ses.

  • Peg med musen på boksen med streger i overskriften. Klik på Fold ind/ fold ud.

På samme måde folder man gruppen ud igen.

Man kan også folde alle grupper på en gang ved at vælge knappen Fold ind / Fold ud oven over indholdsfeltet.

 

Kopier:

Hvis man skal registrere flere enslydende arkivalier, kan man kopiere.

  • Peg med musen på den linje, der skal kopieres og klik på boksen med streger i højre side.
  • Vælg Kopier.

NB: Hvis man kopierer, skal man efterfølgende åbne den kopierede indholdslinje og rette løbenummeret, da det også kopieres med.

 

Flyt indhold

Det er let at flytte indholdet. Man kan flytte en enkelt indholdslinje eller en hel gruppe (overskrift + dens indhold).

  • Peg med musen på den linje eller overskrift, der skal flyttes. Hold musen nede og flyt til den ønskede placering (drag and drop).

 

Ret indhold

  • Åbn indholdslinjen eller overskriften ved at klikke på den. Ret, hvad der skal rettes.
  • Afslut med Gem indhold.

Slet indhold

  • Hold musen over indholdslinjen og klik på boksen med streger i højre side.
  • Vælg slet.
  • Svar OK til at slette.

NB: Overskrifter kan ikke slettes, så længe der er knyttet indhold til dem. Slet først indholdet, eller flyt det til en anden overskrift ved at trække med musen (drag and drop). Derefter kan overskriften slettes på samme måde som indholdslinjer.