Publicering

 Intern bemærkning     Generel publiceringsstatus       Individuel publiceringsstatus

Alle registreringer har fanebladet Publicering.

NB: Publicering betyder at registreringen må vises på arkiv.dk. Det har ikke noget at gøre med, om indholdet må publiceres i en bog, eller om arkivalierne er klausulerede. Det handler udelukkende om, hvorvidt brugerne må se, at vi har dem.

Generel publiceringsstatus – for hele registreringen

Publicering er det sidste man udfylder i en registrering. Så længe registreringen ikke er færdig, skal publiceringsstatus være “Må ikke publiceres”, for brugerne har ikke adgang til arkivalier, der ikke er registreret.

Vælg status via menu (pil) i højre side af feltet.

Der kan vælges mellem tre muligheder

• Må ikke publiceres (standard)
• Må publiceres uden billede/fil
• Må publiceres

De allerfleste registreringer skal ende med status ”Må publiceres”. Det gælder også klausuleret materiale. Brugerne må gerne vide, at vi har materialet, også selv om det evt. kræver en dispensation at få lov at se det. Det er altså ikke registreringen, der er klausuleret, men arkivalierne.

Muligheden ”Må publiceres uden billede/fil” anvendes ved registrering af billeder, hvor man af den ene eller anden grund ikke ønsker at vise billedet offentligt.  Det kan f.eks. være af hensyn til databeskyttelsesloven, eller fordi billedet indeholder nøgne personer, ulykker etc. Når denne mulighed er valgt, vises registreringen på arkiv.dk, men uden det tilknyttede billede.

Priskategori
Gælder kun for enkelte billeder.

HVIS der via arkivindstillinger er givet tilladelse til salg af billeder via arkiv.dk, så kan priskategorien indstilles her.

Der kan vælges mellem 3 indstillinger:

• Må ikke sælges (standard)
• Standardpris
• Gratis

NB: Det handler kun om salg via arkiv.dk, ikke om hvorvidt et billedet må sælges eller ej eller om arkivets direkte salg til kunder. Bemærk også, at er der ikke givet tilladelse i arkivindstillinger, så er det ligemeget, hvilken indstilling man vælger; billedet vil stadig ikke være tilgængeligt for salg via arkiv.dk. Billedsalg via arkiv.dk er kun til privatbrug. Læs mere på arkiv.dk.

Godkendt af – Godkendt den

Så snart der er valgt ‘Må publiceres’, kræver Arkibas navn på den, der har godkendt, samt dato for godkendelsen.

I ‘Godkendt af’ er forudfyldt med ens eget navn. Det er ikke muligt at godkende i andres navn. ‘Godkendt den’ er et datofelt, hvor man via en kalender kan vælge datoen. Tip: Dags dato kan vælges ved at skrive ”d” og klikke på tabulator.

Vær opmærksom på, at når en registrering har fået status ‘Må publiceres’, så skal der godkendes med dato hver eneste gang, der rettes i registreringen!

Planlagt ændring af status

Via knappen ‘Planlagt ændring’ kan man fastsætte en dato, hvor registreringen automatisk skal skifte publiceringsstatus (fx ved udløb af klausul). Angiv i de respektive felter hvilken status, der skal ændres til, og hvilken dato, den skal træde i kraft.

Intern bemærkning

Nederst på publiceringsfanebladet findes feltet Intern bemærkning. Det er beregnet til arkivets interne oplysninger, som ikke kommer brugerne ved. Det kan fx være oplysninger om arkivaliernes tilstand, eller personfølsomme oplysninger om indholdet.

Individuel publiceringsstatus – for dele af indholdet

Man kan friholde enkelte dele af indholdet i en registrering fra publicering. Dette gælder først og fremmest for personfølsomme arkivalier i arkivfonde.

NB: Dette gælder kun i registreringer med indholdsblokke.

Det kan eksempelvis være adoptionspapirer eller en domsudskrift, hvor bare det at nævne arkivaliet afslører noget personfølsomt.

Indhold undtages fra publicering således:

Når nyt indhold oprettes i en arkivfond, har det automatisk status ”Må publiceres”.  Det ændres via menu (pil) i højre side af feltet. Vælg Må ikke publiceres. Gem indhold.

Man kan også angive publiceringsstatus i en overskrift. Dermed omfattes alle indholdsblokke (niveau 2 og 3) under den pågældende overskrift.

Hvis status skal ændres for indhold, der allerede er oprettet:

Åbn indholdslinjen. Skift status via menu (pil) i højre side af feltet Publicering. Gem.