Privatlivspolitik

1. Vi er den dataansvarlige

SLA og Arkibas ApS er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om medlemmer, ikke-medlemmer, brugere af Arkibas og besøgende på hjemmesiderne danskearkiver.dk, Arkiwiki.dk og Arkibaswiki.dk.

 

Virksomhedens navn: Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA)

CVR-nummer: 76594015

Adresse: Andkærvej 19D, 7100 Vejle

Tlf.nr.: 75 84 08 98

E-mail: sla@danskearkiver.dk

 

Og

 

Virksomhedens navn: Arkibas ApS

CVR-nummer: 10677483

Adresse: Andkærvej 19D, 7100 Vejle

Tlf.nr.: 76 40 13 80

E-mail: arkibas@arkibas.dk

 

2. Formål og juridisk grundlag for behandling af dine persondata

Vi behandler dine persondata for at levere vores tjenester:

• Indmeldelse af medlemmer hos SLA og licenser hos Arkibas ApS
• Tilmelding til og deltagelse i kurser og møder
• Behandling af ansøgninger til VELUX fonden
• Udsendelse af nyhedsbreve gennem Sendinblue og fysisk udsendelse af medlemsbladet OmSLAget
• Besvarelse af henvendelser fra medlemmer og ikke-medlemmer
• At drive hjemmesiderne danskearkiver.dk, Arkiwiki.dk, Arkibaswiki.dk
• At drive hjemmesiden arkibas.dk/arkivvejviser
• Hjemmesiden Arkiv.dk (Vi vil ikke yderligere inddrage Arkiv.dk i denne privatlivspolitik. I stedet henviser vi til privatlivspolitikken på Arkiv.dk: https://arkiv.dk/privatlivspolitik)
• Ansættelse af medarbejdere hos SLA og Arkibas ApS

Vores juridiske grundlag (vores hjemmel) for at behandle dine data består af:

• Interesseafvejning, hvor dine persondata er nødvendige for at levere vores tjeneste.
• Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
• Samtykke, hvor behandling af dine persondata ikke er strengt nødvendigt.
• Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

 

Ved indmeldelse af medlemmer hos SLA og licenser hos Arkibas ApS

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra B, idet oplysningerne behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem arkivet og SLA og/eller Arkibas ApS.  

 

Ved tilmelding til og deltagelse i kurser og møder

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet oplysningerne behandles for, at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse.   

Retsgrundlaget er desuden Bogføringslovens kapitel 5, paragraf 10, idet SLA og Arkibas ApS er erhvervsdrivende virksomheder i Danmark, som har pligt til at opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år, fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

 

Behandling af ansøgninger til VELUX fonden

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, idet du skal underskrive to samtykkeerklæringer – én til SLA og én til den pågældende fond.  

Retsgrundlaget for behandlingen er desuden Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet oplysningerne behandles for, at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse.

 

Udsendelse af nyhedsbreve og OmSLAget

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet oplysningerne behandles for, at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse.  Dette gælder udsendelse af nyhedsbreve og OmSLAget til medlemsarkiver. Ved henvendelse til sekretariatet kan man til hver en tid afmelde nyhedsbrevet og OmSLAget.  

I forhold til udsendelse af nyhedsbreve til ikke-medlemmer er retsgrundlaget Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, idet den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til formålet.

 

Ved besvarelse af henvendelser fra medlemmer og ikke-medlemmer

Retsgrundlaget for behandlingen gennem mail og telefon er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet oplysningerne behandles for, at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse.  

Specifikt i forhold til henvendelser gennem kontaktformularen på ArkiWiki.dk og ArkibasWiki.dk, er retsgrundlaget for behandlingen Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, idet den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

 

Besøg på hjemmesiderne danskearkiver.dk, ArkiWiki.dk og ArkibasWiki.dk

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, idet den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

 

Kontaktinformationer på arkibas.dk/arkivvejviser

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet oplysningerne behandles for, at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse. 

 

Ansættelse af medarbejdere hos SLA og Arkibas ApS

Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet oplysningerne behandles for, at den dataansvarlige kan forfølge den legitime interesse det er at ansætte nye medarbejdere. 

 

3. Kategorier af persondata

Vi behandler følgende kategorier af persondata om dig:

• Almindelige personoplysninger
• Følsomme personoplysninger, dog kun i få tilfælde og som oftest lavrisiko helbredsmæssige oplysninger for eksempel:
  • Ved tilmelding til årsmødet eller kurser, hvis der ønskes specialkost eller hvis der ønskes værelse på en speciel etage pga. førlighed,
  • Ved e-mail eller telefoniske henvendelser ved blandt andet afmelding af kurser eller årsmødet.

 

 

4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi anvender følgende leverandører i behandlingen af dine persondata:

 

• E-conomic: Økonomisystem
• Flexfone: Telefonsystem
• com: Webhosting
• Sendinblue: Udsendelse af nyhedsbreve
• WebCRM: Kontaktoplysninger om medlemmer og ikke-medlemmer
• Wannafind: Webhosting

 

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

 

5. Overførsel til modtagere i tredjelande samt internationale organisationer

• Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.

 

6. Hvor vi indsamler dine persondata fra

• Vi indhenter persondata fra
  • Indmeldelse i SLA og licens hos Arkibas
  • Tilmelding til og deltagelse i kurser og årsmøder
  • Behandling af ansøgninger til VELUX fonden
  • Elektronisk udsendelse af nyhedsbreve gennem Sendinblue og fysisk udsendelse af medlemsbladet OmSLAget
  • Besvarelse af henvendelser fra medlemmer og ikke-medlemmer
  • Jobansøgninger indsendt via. E-mail.

 

7. Opbevaring af dine persondata

Det generelle formål med opbevaring af persondata er at yde den bedst mulige service for vores medlemmer og forbedre disse services fremover.

 

Indmeldelse i SLA og licens hos Arkibas

Når du på vegne af et arkiv ønsker at indmelde eller udmelde arkivet hos SLA eller påbegynde/afslutte licensen hos Arkibas, indsamles oplysninger om minimum én kontaktperson på arkivet. Der indsamles navn, telefonnummer og e-mailadresse på kontaktpersonen. Arkivets adresse, telefonnummer, website og e-mail registreres ligeledes. Det vil sige almindelige personoplysninger.

Formålet med indsamlingen af disse oplysninger er at kunne indmelde nye medlemmer i vores organisation og fremover yde vores medlemsservice. Arkivets kontaktoplysninger offentliggøres på Arkivvejviseren, så interesserede kan komme i kontakt med det pågældende arkiv.

Persondata opbevares indtil det givne arkiv udmeldes af SLA eller Arkibas, eller når arkivet giver besked om, at den givne kontaktperson stopper sit arbejde på arkivet. Herefter slettes de indsamlede data efter disse tidsrammer:

 

Arkibaslicens

– Slettes efter 30 dage i Arkibas, hvis arkivet nedlægges.

– Slettes efter 6 måneder i Webcrm, når et arkiv nedlægges som Arkibasbrugere, med mindre de stadig er medlem af for SLA.

– Slettes aldrig i Outlook. Overføres til arkiv.

– Slettes i Sendinblue, når arkivet nedlægges, medmindre de stadig er medlem af SLA.

– Databehandleraftale slettes fra fællesdrev og fra fysisk arkiv 5 år efter opsigelse af licensen.

– Slettes aldrig i E-conomic, da det ikke er muligt.

 

Medlemskab hos SLA

– Slettes efter 6 måneder i Webcrm, når et arkiv nedlægges.

– Slettes aldrig i Outlook. Overføres til arkiv.

– Slettes i Sendinblue, når arkivet nedlægges.

– Slettes aldrig i E-conomic, da det ikke er muligt.

 

Tilmelding til og deltagelse i kurser og møder

Når du tilmelder dig et kursus arrangeret af SLA eller SLA’s årsmøde, indsamles oplysninger om navn, telefonnummer og e-mailadresse på den tilmeldte. Desuden er der mulighed for at oplyse om allergier eller andre forhold, som kræver specialkost.

På kurser sker det, at sekretariatet tager situationsbilleder og video til brug på hjemmesiden, i trykt materiale eller på Facebook. Ønsker du ikke, at der tages fotos/video af dig til de nævnte formål, skal du give besked herom dette til fotografen/den ansvarlige på stedet. Ligeledes vil der ved afholdelse af onlinekurser blive optaget en video af kurset, så medlemmerne kan gense kurset efterfølgende. Inden kursets afholdelse bliver kursisterne gjort opmærksom på dette. Inden kursets og årsmødets begyndelse vil SLA/Arkibas skrive ud og spørge, om der er nogen, der ikke ønsker, at der tages fotos/video af dem til de nævnte formål.  

Formålet med indsamlingen af disse oplysninger er at kunne afholde kurserne og årsmødet. Oplysning om personlige oplysninger er nødvendig for at kunne tilmelde sig kurset og administrere kursusdeltagelse. Desuden at sikre, at maden, der bliver serveret, tager hensyn til blandt andet helbredsmæssige forhold. Efter kurset og årsmødets afslutning vil der blive udsendt et spørgeskema, som anvendes til at forbedre vores medlemsservice.

Persondata opbevares i 5 år i henhold til bogføringsloven.

 

Behandling af ansøgninger til fonde

Når du ansøger om midler fra fonde gennem SLA’s website danskearkiver.dk, indsamles oplysninger om:

Én kontaktpersons navn, fødselsår, telefonnummer, e-mail og hvorvidt ansøgeren er erhvervsaktiv.

Formålet med indsamlingen af disse oplysninger er at kunne yde en medlemsservice for de arkiver, som ønsker at ansøge om fondsmidler. Mere konkret er formålet at behandle ansøgningen, så den kan blive vurderet af SLA’s forretningsudvalg og en repræsentant for ODA, som foretager indstilling om tildeling eller afslag til VELUX fonden.

Afviste ansøgninger slettes, når ansøger har fået besked om afslag. Godkendte ansøgninger opbevares i 5 år.

 

Udsendelse af nyhedsbreve gennem SendinBlue og medlemsbladet OmSLAget

Medlemsarkiver er som udgangspunkt tilmeldt SLA’s nyhedsbrev og medlemsblad OmSLAget. Oplysningerne til afsendelsen indhentes fra SLA’s CRM-system, hvor oplysninger bliver registreret ved indmeldelse af medlemmer i SLA. Der er desuden mulighed for at tilmelde sig SLA’s nyhedsbrev gennem SLA’s hjemmeside danskearkiver.dk. I det sidstnævnte tilfælde indhentes oplysninger om e-mailadresse, og navn.

Formålet er at kunne sende nyhedsbreve til dig og medlemsbladet til medlemsarkiverne.

Data slettes, når det enkelte arkiv melder sig ud af SLA; både i CRM og i SendinBlue. Eller hvis enkeltpersoner aktivt afmelder nyhedsbrevet.

 

Besvarelse af henvendelser fra medlemmer og ikke-medlemmer

Både medlemmer og ikke-medlemmer kan kontakte SLA gennem e-mail, en kontaktformular på ArkiWiki og ArkibasWiki samt telefonisk. Vi indsamler de oplysninger, som er nødvendige for at besvare spørgsmålet fyldestgørende. Alt efter henvendelsens karakter kan en henvendelse indeholde mange forskellige persondata, om end det typisk vil være navn og mailadresse.

Formålet med indsamlingen er at give vores medlemmer og andre med interesse i vores organisation den bedst mulige service.

Hvis der indkommes personfølsomme oplysninger, CPR-numre og adgangskoder slettes de efter endt behandling. Supportmails slettes efter 3 år. Andre mails arkiveres efter 5 år, men slettes kun på anmodning fra vedkommende, som har sendt mailen.

 

Kontaktinformationer på arkibas.dk/arkivvejviser

Som udgangspunkt fremgår arkivets hovedmail, men hvis vores medlemmer kontakter os med ønske om, at deres private e-mail eller telefonnummer skal fremgå på hjemmesiden som arkivets officielle kontaktoplysninger, vil vi indsamle de nævnte oplysninger, som medlemmerne selv opgiver.

Formålet er at drive vores hjemmeside og derved give vores medlemmer den bedst mulige service, så interesserede arkivbrugere nemt kan få kontakt til arkivet.

Data slettes ved ny henvendelse med nye kontaktoplysninger.

 

Jobansøgninger indsendt via. E-mail

Når en ny stilling skal besættes, vil vi indsamle de personoplysninger, som ansøgerne selv opgiver i deres ansøgninger. Som oftest vil det være navn, E-mail, telefonnummer og hjemmeadresse.

Formålet er at kunne ansætte en ny medarbejder.

Afviste ansøgninger slettes omgående.

Ansøgninger, der fører til ansættelse, gemmes så længe den givne medarbejder er ansat ved SLA eller Arkibas.

 

8. Behandlingssikkerhed

Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger, og har herefter indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge behandlingssikkerheden.

En af vores vigtigste foranstaltninger er at holde vores medarbejdere opdaterede om GDPR via løbende awareness træning og ved at gennemgå vores GDPR-procedurer med medarbejderne.

 

9. Din ret til at tilbagetrække dit samtykke

Du kan til hver en tid tilbagetrække et samtykke, du har givet os.

Du har til enhver tid ret til at anmode om sletning af de personoplysninger, som SLA behandler om dig ved henvendelse til:

• SLA via. mail sla@danskearkiver.dk eller på telefon 7584 0898
• Arkibas ApS via. mail arkibas@arkibas.dk eller på telefon 7640 1380

 

10. Dine rettigheder

I overensstemmelse med EU’s Databeskyttelsesforordning har du en række rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger:  

• Retten til indsigt
  • Du har til enhver tid ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, som SLA og Arkibas ApS behandler om dig. Du har ret til at få oplyst formålet med behandlingen, de berørte kategorier af personoplysninger, de modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til.
    Du har også ret til indsigt i hvor længe personoplysningerne bliver opbevaret.
  • Hvis personoplysningerne overføres til et tredjeland eller en international organisation, har den registrerede ret til at blive underrettet om de fornødne garantier i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 46 i forbindelse med overførslen.
  • Du har desuden ret til at få en kopi af de personoplysninger, der behandles om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til SLA eller Arkibas (se punkt 1). Du kan blive bedt om at dokumentere din identitet.
• Retten til berigtigelse
  • Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Du har desuden, under hensyntagen til formålene med behandlingen, ret til få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger. Hvis du opdager, at der ligger urigtige eller ufuldstændige oplysninger skal du kontakte SLA eller Arkibas ApS (se punkt 1).
• Retten til sletning
  • I visse tilfælde har du ret til at få slettet dine personoplysninger f.eks. hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet eller på anden vis behandlet. Ligeledes har du ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis du tilbagetrækker dit samtykke, og vi ikke har andet retsgrundlag for at opbevare og behandle dine personoplysninger.
  • Personoplysningerne kan ikke blive slettet, hvis de f.eks. er nødvendige for at overholde en retlig forpligtelse eller for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
  • Du har i visse tilfælde ret til at opnå begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring f.eks. hvis du mener, at de oplysninger, vi har om dig, ikke er korrekte.
• Retten til indsigelse
  • Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod vores behandling af dine personoplysninger, hvis personoplysningerne behandles med henblik på direkte markedsføring.
  • Du har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din særlige personlige situation, at gøre indsigelse mod behandling af sine personoplysninger baseret på vores legitime interesser.
• Ret til dataportabilitet
  • I det tilfælde hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af samtykke eller en kontrakt eller når behandlingen foretages automatisk, har du ret til i et struktureret og maskinlæsbart format at modtage personoplysninger om dig selv, som du har givet til os, ligesom du også har ret til at give dine data videre til en anden dataansvarlig uden hindring fra os. Du har desuden ret til at få transmitteret dine personoplysninger fra os direkte til en anden dataansvarlig på en sikker måde, hvis det er teknisk muligt.

 

11. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til datatilsynet over vores behandling af sine personoplysninger. Du kan kontakte datatilsynet på mail: dt@datatilsynet.dk eller telefon: 33193200.