Man skal altid angive klausul, både når man opretter en journal og en registrering.
Som udgangspunkt bør der være to valgmuligheder:
- Almindelige regler
- Særlige regler, se bemærkninger
Man kan sagtens klare sig med disse to, men hvis arkivet ønsker det, kan nye klausulmuligheder oprettes via henholdsvis Journaladministration >> Klausuler og Registreringsadministration >> Klausuler.
Når man opretter en ny klausul (via Opret ny i øverste højre hjørne), kan man angive, om valget af denne klausul skal kræve en beskrivelse. Sætter man flueben i dette felt, vil der være et ekstra felt når man registrerer. Her beskriver man klausulbetingelserne.
Eksempel: Se ”Særlig aftale, se beskrivelse”
Almindelige regler
Omfatter de til enhver tid gældende klausulregler ifølge arkivloven. Det vil fx sige 75 år for personfølsomme oplysninger. Læs mere om klausulregler iflg. arkivloven her: Arkiwiki: Klausulering