Placeringer (administration)

 

Journalplaceringer    Registreringsplaceringer    Skift placering

I Arkibas5 fastsætter hvert arkiv selv, hvilke placeringsmuligheder man skal kunne vælge imellem, når man registrerer.

Der er to placeringsregistre: Et for journaler og et for registreringer.


Journal-placeringer

  • Åbn via fløjmenuen i venstre side >> Journaladministration >> Placeringer

Der bør som minimum være to placeringsmuligheder:

  1. Der, hvor man normalt placerer indkomster
  2. En diverse-kategori, hvor man kan angive undtagelserne.

Placeringer journal

Har man mere end ét fast sted til indkomster, kan man oprette flere. Fx “Indkomsthylde, magasin” og “Indkomsthylde, kontor”, eller “Indkomstreol storformat”.

Nye placeringsmuligheder oprettes således:

  • Klik Opret ny i øverste højre hjørne.
  • Skriv teksten for den nye placering og klik på Gem placering. Den nye placering kan nu anvendes.

 

 

Registreringsplaceringer

  • Åbn via fløjmenuen i venstre side >> Registreringsadministration >> Placeringer

Der kan oprettes placeringer, der gælder generelt for alle typer registrering, og placeringer, der er specifikke for hver registreringstype.

Placeringen “Storformat” kan det fx være praktisk at oprette som en generel mulighed, hvorimod “Ophængt på læsesal” kun behøver være en mulighed for billeder.

Nye placeringer oprettes således:

  • Klik Opret ny i øverste højre hjørne.
  • Skriv teksten for den nye placering.
  • Vælg hvilken type registrering placeringen skal knyttes til
  • Klik på Gem placering. Den nye placering kan nu anvendes.

Hvis man vil tilknytte en placering til mere end én registreringstype, uden at gøre den fælles for alle, fx både til Enkeltbilleder og Billedserier, så må man oprette den en gang for hver type.

 

Placeringer registrerings-

 

 

 

Skift placering

Hvis en enkelt registrering skifter plads, vælger man blot en anden placering blandt valgmulighederne.

Hvis man derimod flytter eller nedlægger en placeringsmulighed, så kan man rette alle registreringerne på en gang, ved at omdøbe placeringen.

Eksempel:

Arkivet har hidtil haft et loftmagasin. Det nedlægges, og arkivalierne flyttes til et nyt fjernmagasin.

Under Placeringer omdøbes Loftmagasin til Fjernmagasin. Nu er alle registreringer, der før var tilknyttet placeringen Loftmagasin, ændret til placeringen Fjernmagasin.